Collaborare a distanza in modo efficace con i propri clienti è importante, sia per loro, ma soprattutto per l’attività dello studio. Gli ultimi mesi poi lo hanno confermato definitivamente, dal momento che è diventato necessario svolgere certe attività a distanza.
Oggi parliamo quindi di come trarre il massimo dalle collaborazioni online sfruttando il potenziale di Webdesk.
Un breve vademecum su come ottenere in modo semplice, sicuro e immediato, i migliori risultati.
Le azioni importanti da compiere sono sostanzialmente tre, vediamole insieme.
Comunicare al meglio
Non può esistere collaborazione senza comunicazione!
Si tratta di un’esigenza, di una necessità, che però con gli strumenti giusti, come Webdesk può essere sostenuta e aiutata.
Webdesk è il portale di collaborazione e comunicazione all’interno del quale si può accedere a diversi servizi, primo fra tutti la condivisione dei documenti.
Attraverso la scelta pubblica, all’interno delle stampe di BPoint, lo studio può inviare al proprio cliente i documenti creati in BPoint, anche in modo massivo. Da parte del cliente, una volta attivato il servizio, sarà possibile accedere a un archivio con tutti i documenti ricevuti e inviati allo studio.
Facciamo un breve esempio: lo studio redige l’F24. Una volta redatto il documento e avviata la stampa, scegliendo la spunta pubblica, il documento viene allegato in formato PDF e caricato sul portale di ogni cliente. Quest’ultimo potrà poi rispondere, allegando per esempio la quietanza di pagamento.
Tutto questo permette uno scambio immediato della documentazione, risparmiando tempo e agevolando la parte più onerosa del processo: l’archiviazione dei documenti.
Tutto rimane all’interno di Webdesk ed è fruibile ogni volta che si vuole, da qualunque device.
Restare sul pezzo
Essere sempre aggiornati, ovvero non perdersi mai nulla, è importantissimo nel lavoro del commercialista, ma molto difficile senza uno strumento concreto che di supporto.
Significherebbe avere in testa un database di migliaia di documenti e conversazioni… Una fatica e uno stress che è meglio evitare. E anche qui Webdesk può essere d’aiuto!
Ogni volta che si redige e condivide un documento o una comunicazione all’interno di Webdesk, questo non solo si converte in modo tale da essere sempre leggibile, ma rimane costantemente in memoria.
In questo modo, ogni volta che si riprenderà il filo del discorso con un cliente, sarà tutto sotto mano, documenti e comunicazioni compresi.
Lo storico dei clienti – per documenti scambiati e azioni concordate – è incredibilmente importante; e questo lo diventa ancor di più quando c’è la necessità di risolvere dei problemi o chiarire dei dubbi.
Con Webdesk “ricordare tutto” sarà semplice e possibile, tutte le volte che sarà necessario.
Questo varrà ovviamente anche per i clienti, che non dovranno ogni volta chiamare lo studio per le stesse domande… Un vantaggio non da poco!
Essere trasversali
Attraverso Webdesk è possibile condividere anche documenti creati in TuttoBilancio e TuttoTel, oltre che file esterni dai programmi come documenti di identità.
I bilanci e i telematici possono essere selezionate dai relativi programmi e inviati al cliente con la stessa semplicità dei documenti di BPoint. Il cliente dello studio aprirà il messaggio ricevuto, potrà scaricare l’allegato sul suo PC e rispondere a sua volta con un messaggio o un altro allegato. Tornando al lato dello studio, tutti i documenti scambiati con i clienti verranno salvati anche nella Condivisione documenti di Webdesk.
In questo modo nulla andrà mai perso.
Insomma con BPoint e il portale Webdesk puoi veramente iniziare a lavorare in modo fluido, senza perdite di tempo e con maggiore serenità.
